martes, 10 de julio de 2012

SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL


SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE ESTADO ARAGUA “FEDERICO BRITO FIGUEROA”


                                 
                                                                                
           DIAGNOSTICO
El ministro de  educación  superior  aprobó  la  creación  del instituto universitario experimental de tecnología la victoria, EL 4 DE DICIEMBRE  DE  1976, según decreto 1959, publicado  en gaceta oficial Nº 31.139 de  fecha  27. Partiendo  de las  exigencias  del sector  productivo, el estudio  de factibilidad arrojo como  resultado que las  carreras  prioritarias para impartirse en esta  casa de estudio (eran mecánica y electricidad mención electrónica e instrumentación y  control) las  cuales  se empiezan a dictar en enero de  1978, cuando por fin  el instituto inicia  sus actividades académicas en 1992.
El tecnológico  de la victoria  incorpora  a su  pensum  de  estudio  las  especialidades  de Técnico Superior Universitario en Informática y posteriormente en 1993, se logra  abrir la carrera de Técnico Superior Universitario  en Administración, mención costo. Luego de muchos años de arduo trabajo y de formar a muchos profesionales excelentes y reconocidos por la calidad de esta casa de estudios se crea la Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “Federico Brito Figueroa”, en el marco de la Misión Alma Mater, como Universidad Nacional Experimental, con personalidad jurídica y patrimonio propio, la cual tendrá su sede inicial en la ciudad de La Victoria.
La Universidad desarrollara sedes, proyectos y programas académicos de formación, creación intelectual, desarrollo tecnológico, innovación, asesoría y vinculación social en todo el estado Aragua, mediante la articulación con la Misión Sucre y a través de alianzas con otras instituciones de educación universitaria. La creación de programas, proyectos y sedes responderá a los requerimientos del desarrollo territorial integral y estará en correspondencia con las necesidades planteadas por el poder popular, previa aprobación del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria y el Cumplimiento de los trámites legales respectivos.
En la universidad politécnica se crea el departamento de bienestar estudiantil con la misión de ser una instancia de planificación, supervisión y evaluación de todos los servicios de atención individual y colectiva, dirigida a apoyar lo relacionado con el bienestar estudiantil. Y así como también su visión es consolidar este órgano de servicio como, herramienta de apoyo para la búsqueda de la excelencia educativa y profesional de los estudiantes que egresan de esta institución. Por otra parte las actividades q se desarrollan en el departamento de bienestar estudiantil, tienen como finalidad el proporcionar una educación más completa a sus estudiantes, propiciando su formación integral a través de la creación e impulso de programas de apoyo económico, social físico, y psicológico q faciliten y complemente su actividad académica. Mediante estos programas se procura canalizar y satisfacer las necesidades que como individuos manifiesten los estudiantes para ello se analiza y se estudia la problemática socioeconómica a fin de planificar acciones para su solución, por medio de la metodología que se dispone, ya sea creando nuevos programas o implementando los ya existentes a través del servicio técnico y profesional encargado del asesoramiento o asistencia individual o grupal. Los programas y actividades son: comedor, orientación, servicio médico y medicinas, odontologías, oftalmología, ayudantías económicas junto con las autoridades respectivas y becas en sus diferentes modalidades.
Se tienen como objetivos contribuir a superar las condiciones que afecten la vida del estudiante, como también en su formación a través del desarrollo de programas socioeducativos y a la solución de problemas de tipo socioeconómico que afectan al estudiante en su desempeño académico. Se realizan estudios que permitan un mejor conocimiento de la población estudiantil para orientar y asesorar al mismo de acuerdo a la problemática observada y en caso de que sea necesario tramitar ayudas económicas, para así garantizar su continuidad académica bien sea otorgándole una beca ayudantía o de estudios
En cuanto a las necesidades del mismo se pueden observar la falta de papelería, equipos computacionales ya que se cuenta solo con dos equipos en el área de becas, uno en el servicio médico y haciendo falta un equipo para la parte odontológica y la falta de medicamentos. Sus actividades se manejan de manera manual es decir mediantes formatos que les permite el registro de toda la información que se requiere para cada una de sus actividades, como en el servicio médico en el cual se maneja (el registro de historias médicas, registro de solicitud de exámenes, registro de solicitud de referencias, registro de diagnóstico y tratamiento). En odontología (registro de pacientes, historias médicas, consultas de pacientes, control anual de inventarios). Becas (registro de planillas, control de nómina mensual, asistencia de becarios, revisión de notas) en esta parte se registra toda la información mediante formatos en Excel el uso de estos formatos resulta muy lento y tedioso para tener acceso a determinada información que se requiere para cada una de estas actividades como también para que el proceso de asignación de nuevos becarios se haga de manera más eficaz para mejor respuesta a las necesidades de los estudiantes.


OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÒN

Objetivo General
Desarrollar un sistema de información para el control de la gestión administrativa del departamento de bienestar estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “Federico Brito Figueroa”.

Objetivo especifico
  • Recolectar los datos que sean necesarios para la investigación sobre la problemática que existe, con el fin de generar una propuesta adecuada para el departamento de bienestar estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “Federico Brito Figueroa”.
  • Diseñar las estrategias, procedimientos a utilizar para el desarrollo del sistema de información.
  • Programar el sistema de información para el control de la gestión administrativa del departamento de bienestar estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “Federico Brito Figueroa”.
  • Realizar las pruebas necesarias al sistema propuesto de manera de poder resolver errores del sistema que pueda presentarse.
  • Elaborar un manual de usuario, el cual permita un entendimiento eficaz sobre el uso y manejo del sistema.
  • Adiestrar a los usuarios del departamento de bienestar estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “Federico Brito Figueroa”, En cuanto al uso y manejo del sistema, con la finalidad de que su funcionamiento sea más rápido y eficaz.

    Justificación de la Investigación.

    El contar con un Sistema de Información en esta comunidad permitirá el registro, búsqueda y modificación de historias y consultas de todos los pacientes que ingresen al Servicio Médico y Odontología ya sean estudiantes, profesores, personal obrero o administrativo del instituto de una forma mas rápida y efectiva, también contribuirá a llevar el control de medicamentos, tratamientos, diagnostico, solicitudes de exámenes y referencias de una manera más ordenada el cual pueda mejorar la calidad de su trabajo. Asi como también en la parte de Solicitud de Beca que podrá registrar las planillas, buscar un becario o modifica cualquier información que sea necesaria, como también generar reportes de todas estos procesos en el momento que se requiera de una forma eficaz. Con la inclusión de este nuevo mecanismo se lograra transformar todas las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.
    El empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta permitirá a esta comunidad una toma de decisiones más acertada y por consiguiente contribuye al éxito de la organización, tomando en consideración que los Sistemas de Información, son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones modernas.

    La valoración tendrá un margen de 36 semanas tiempo suficiente para hacer la valoración inicial, buscar y aplicar las estrategias y procedimientos fundamentales en cuanto al desarrollo de un Sistema de Información así como también realizar la valoración final que permitirá determinar la efectividad de este.

    Finalmente, con esta proyecto además de cumplir con una exigencia académica, se espera que la presente investigación contribuya a brindar apoyo en los procesos diarios que se realizan en el Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa” sede tradicional, para así, brindar un mejor servicio a la población que se beneficiada de alguna manera por esta entidad, además de facilitar al personal la información necesaria para la toma de decisiones con respecto a los casos que se presenten.

    Alcances de la Investigación.
    Nuestro proyecto de investigación se basa en el Desarrollo de un sistema de información para el control de la gestión como apoyo a la toma de decisiones del Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa” sede tradicional, el cual permitirá llevar todos los procesos del servicio medico y de odontología como son: el registro historias médicas, solicitud de exámenes y solicitud de referencia los cuales consisten el registro de todos los datos del paciente que sean necesarios de acuerdo a lo que se necesite en dicho momento. Las consultas de los paciente que ingresa al Servicio Médico, este proceso se desarrolla en el ingreso de los pacientes por orden de llegada ya sean estudiantes, profesores y empleados administrativo u obrero así como el registro de tratamientos y diagnósticos de los pacientes. Otro proceso que se maneja en esta entidad es el registro de los medicamentos, en el que se muestran todas las entradas, existencias físicas y salidas de todos los medicamentos que se necesitan y encuentra en el depósito. Finalmente el último proceso se basa en la generación de citas médicas para el cual el paciente ya debe haber sido debidamente registrado .
    También en el manejo de todos los procesos de Solicitud de Beca como el registro de planilla que consiste en el registro de todos los datos del estudiante que sean necesario para la solicitud de beca, donde se hará un cálculo para ubicar su nivel Socio- Económico (método de graffar), así como el control de notas de los becarios el cual debe tener aprobado el 60% mínimo de las unidades curriculares para conservar la beca, control de nominas mensual y las asistencia de los becarios (semanal) de beca trabajo.
    Para el desarrollo de este proyecto contamos con un lapso de un año el cual debe ser debidamente aprovechado y distribuido para asi poder definir con claridad todas las estrategias, procedimientos o programas a utilizar que vayan de la mano con el lenguaje de programación de PHP, el lenguaje de diseño de páginas web HTML y el manejador de base de datos Postgres SQL que se van a utilizar para el diseño del Sistema de Información, de manera proyecto se realice en tiempo y forma.

    Factibilidad de la Investigación.
    Los estudios de factibilidad se refieren a la posibilidad de elaboración y de ejecución de una acción o proyecto, dentro de los cuales se pueden nombrar tres tipos de factibilidad; la técnica, la económica y la operativa. Vale la pena destacar que, los estudios de factibilidad siempre deben ser positivos, ya que de ser negativo algún punto considerado la elaboración del proyecto está en riesgo de no ser realizada, desarrollada o implantada correctamente. Factibilidad Técnica:
    El Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa”, manifestó estar en capacidad de adquirir la tecnología que fuere necesaria para la puesta en marcha del proyecto, en base a esta consideraciones es importante describir los requerimientos mínimos de hardware y software. Desde este punto de vista el proyecto se considera completamente viable, ya que los requerimientos técnicos necesarios y básicos para la realización del mismo existen en el área de trabajo. Los equipos tecnológicos a utilizar para la realización del mismo poseen las siguientes características: HARDWARE: Un PC Pentium 4 con un disco duro de 160GbEl contar con un Sistema de Información en esta comunidad permitirá el registro, búsqueda y modificación de historias y consultas de todos los pacientes que ingresen al Servicio Médico y Odontología ya sean estudiantes, profesores, personal obrero o administrativo del instituto de una forma mas rápida y efectiva, también contribu y 1Gb de memoria RAM. Mientras que a nivel de SOFTWARE: Un PC con el sistema operativo Windows Vista donde será desarrollado el sistema, con la salvedad que debe contener en sus paquetes básicos los programas a utilizarse para la implantación del mismo. En este mismo orden de ideas, el sistema propuesto estará en capacidad de ofrecer a los usuarios respuestas adecuadas en un tiempo mínimo.

    Factibilidad Económica:
    Enfocando de esta manera, el departamento no deberá hacer ninguna inversión monetaria solo deberá hacer el pedido de los componentes que se necesiten a la unidad de sistema de la institución, es por ello que, se considera factible y completamente viable la consecución del proyecto desde el punto de vista económico. Es importante destacar que el sistema ofrece mejoras y ventajas en el aspecto tiempo, lo cual reduce los costos de operatividad actuales.

    Factibilidad Operativa:
    El personal que labora en el Servicio Médico, Odontología y Solicitud de Beca posee los conocimientos necesarios y manejan a plenitud los procesos que allí se realizan a diario, además tienen nociones básicas acerca del manejo de computadoras por lo cual, el proyecto se considera completamente factible, desde esta perspectiva acotando que, dicho personal debe someterse al adiestramiento técnico requerido acerca del uso adecuado del sistema, empleando como soporte el manual elaborado para tal fin. Es importante señalar que el sistema propuesto cuenta con el apoyo del personal que labora en el área, además toda la información entrara al sistema a través de interfaces gráficas que no requieren de grandes conocimientos en el campo de la informática. Las salidas o reportes también utilizaran estas interfaces que harán al sistema amigable y de fácil comprensión.

    Metodología de la Investigación.

    Para el desarrollo del Proyecto de Investigación se empleará la Metodología – Acción Participativa, con la finalidad de alcanzar los objetivos planteados ya que nos ofrece el desarrollo de un ambiente participativo el cual contará con la integración de los miembros de la comunidad del Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial de Aragua “Federico Brito Figueroa”. La victoria – Estado Aragua.

    Esta Metodología tiene su apoyo en un trabajo de campo ya que los datos de interés para el investigador, son recogidos en forma directa de la realidad. Según los objetivos propuestos en este estudio. La investigación Acción Participativa tiene como objetivo central el brindar un conjunto de propuestas y soluciones a las necesidades que se presenten en un municipio o región, posee las siguientes fases o etapas:
    • Planificación.
    En esta fase se analizará toda la información referente al proyecto las cuales son; la población la cual se desarrollará e implementará el sistema de información, analizar las necesidades de la comunidad y sus aspiraciones del proyecto, se debe determinar las opciones existentes y seleccionar la más conveniente, luego planificaremos el proyecto que realizaremos, mostraremos a la comunidad y debe ser aceptada por la misma para pasar a la siguiente fase,

    • Realización.
    En esta fase se realizara los objetivos que se planificaron en la fase anterior los cuales fueron: diseñar las estrategias, procedimientos o programas a utilizar en el Sistema de Información, programar el Sistema de Información con el lenguaje de programación de PHP, el lenguaje de diseño de paginas web HTML y el manejador de base de datos Postgres SQL, realizar las pruebas necesarias al Sistema propuesto, elaborar un manual de usuario y Capacitar a los usuarios del Departamento de Bienestar de la Universidad Politécnica Territorial de Aragua “Federico Brito Figueroa”. La victoria – Estado Aragua, en cuanto al uso y manejo del sistema.

    • Puesta en Marcha.
    En esta etapa comprobaremos la efectividad del sistema de información, para así cumplir con las expectativas del proyecto y sea aprobado. En esta fase pueden existir dificultades a ponerse en práctica y las cuales pueden tomarse como objetivos y mejorarse de manera efectiva, de esta forma lograremos cumplir el objetivo general del proyecto el cual es Sistema de Información para el control de la gestión como apoyo a la toma de decisiones del Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa”, el cual ofrezca un mayor y mejor apoyo al proceso de toma de decisiones en todas sus actividades.



    Metodología para el desarrollo del software.
    Para el desarrollo del sistema la metodología utilizada es la orientada a objetos RUP, que constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. La RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización.

    RUP divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias iteraciones en número variable según el proyecto y en las que se hace un mayor o menor hincapié en las distintas actividades.


    • Fase de Inicio: Esta fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del proyecto con la comunidad, identificar los riesgos asociados al proyecto, proponer una visión muy general de la arquitectura de software y producir el plan de las fases y el de iteraciones posteriores.


    • Fase de elaboración: En la fase de elaboración se seleccionan los casos de uso que permiten definir la arquitectura base del sistema y se desarrollaran en esta fase, se realiza la especificación de los casos de uso seleccionados y el primer análisis del dominio del problema, se diseña la solución preliminar.
    • Fase de Desarrollo: El propósito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema, para ello se deben clarificar los requisitos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto.


    • Fase de Cierre: El propósito de esta fase es asegurar que el software esté disponible para los usuarios finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las pruebas de aceptación, capacitar a los usuarios y proveer el soporte técnico necesario. Se debe verificar que el producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas en el proyecto.

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